Wie eine Datenübernahme funktioniert
Sie wollen Daten mitnehmen. Bevor es um Werkzeuge geht, lohnt der Blick auf den Ablauf: Was ist zu tun, wer muss beteiligt sein, und worauf kommt es an?
Wann ist ein Übernahmeprojekt sinnvoll?
Dieser Weg ist besonders dann relevant, wenn Ihr SAP Solution Manager über Jahre gewachsen ist und nicht auf den ersten Blick klar ist, welche Daten nach dem Wartungsende noch gebraucht werden.
Weniger sinnvoll, wenn
- Ihr Solution Manager kaum relevante Daten enthält.
- Nur wenige bekannte Informationen gesichert werden müssen.
- Keine Anhänge, Historien oder Nachweise später gebraucht werden.
- Keine neue ALM Struktur oder Tool Ablösung geplant ist.
- Alle Daten bewusst unverändert im Altsystem bleiben sollen.
Sinnvoll, wenn
- ITSM, ChaRM oder SolDoc Daten weiterhin relevant sind.
- Tickets, Changes, Anhänge oder Historien später nachvollziehbar bleiben müssen.
- Nachweise für Audit, Compliance oder interne Prüfungen wichtig sind.
- Ausgewählte Daten in einem neuen ALM Tool weiter genutzt werden sollen.
- Der Solution Manager nicht dauerhaft als Archivsystem dienen soll.
Wie funktioniert die Datenübernahme?
Datenbestand erfassen
Zuerst wird sichtbar gemacht, welche relevanten Informationen im SAP Solution Manager liegen. Dazu können ITSM Daten, ChaRM Vorgänge, SolDoc Inhalte, Tickets, Changes, Anhänge, Historien und Nachweise gehören.
Wichtig ist dabei nicht nur, dass diese Daten vorhanden sind. Entscheidend ist, ob sie später noch verständlich, vollständig und im richtigen Zusammenhang nutzbar sein müssen. Gerade Anhänge, Kommentare, Zeitstempel und verwandte Vorgänge werden häufig erst dann kritisch, wenn sie nach der Ablösung wiedergefunden oder nachgewiesen werden müssen.
Relevanz bewerten
Im nächsten Schritt wird geprüft, welche Daten nach dem Wartungsende weiterhin eine Aufgabe erfüllen. Manche Informationen werden für Audit, Compliance, Revision oder interne Nachweise gebraucht. Andere sind wichtig, weil sie in neuen ALM Prozessen oder Zielsystemen weiter genutzt werden sollen.
Genauso wichtig ist die Gegenfrage: Welche Daten haben künftig keinen relevanten Nutzen mehr? So wird verhindert, dass der gesamte Altdatenbestand pauschal übernommen wird, obwohl nur ein Teil davon tatsächlich gebraucht wird.
Übernahme festlegen
Erst wenn klar ist, welche Daten relevant bleiben, lässt sich der passende Weg festlegen. Daten, die nur lesbar und nachvollziehbar erhalten bleiben müssen, können anders behandelt werden als Daten, die in einem neuen ALM System weiter genutzt werden sollen.
So entsteht ein klarer Umfang: Welche SolMan Daten sollen archiviert werden? Welche Daten sollten migriert werden? Und welche Informationen können bewusst zurückgelassen werden? Genau dadurch wird aus einem gewachsenen Datenbestand eine steuerbare Entscheidung.
Wer sollte bei der Übernahme von SAP Solution Manager Daten beteiligt sein?
Gezielte Datenübernahme ist keine reine IT Aufgabe. Damit später die richtigen SolMan Daten erhalten, weiter genutzt oder bewusst nicht übernommen werden, müssen fachliche, technische und prüfungsrelevante Perspektiven zusammenkommen.
Dabei entsteht eine klarere Entscheidung zwischen SAP ALM Team, IT, Compliance und den betroffenen Fachbereichen.
Häufig gestellte Fragen zur Datenübernahme
Gezielte Datenübernahme bedeutet, dass nicht pauschal alle SolMan Daten migriert, archiviert oder im Altsystem belassen werden.
Stattdessen wird geprüft, welche Daten nach dem Wartungsende noch gebraucht werden. Manche Informationen müssen lesbar und nachvollziehbar erhalten bleiben. Andere sollen in neuen ALM Prozessen weiter genutzt werden. Wieder andere haben künftig keinen relevanten Nutzen mehr und müssen nicht übernommen werden.
Eine vollständige Übernahme kann unnötigen Aufwand, größere Datenmengen und mehr Komplexität erzeugen. Nicht jede historische Information wird nach dem Wartungsende weiterhin gebraucht.
Sinnvoller ist es, den Datenbestand gezielt zu betrachten: Welche Daten haben noch fachlichen, rechtlichen oder operativen Nutzen? Nur daraus lässt sich ableiten, welche Informationen erhalten, weiter genutzt oder bewusst zurückgelassen werden sollten.
Erhalten bleiben sollten vor allem Daten, die später für Nachweise, Audit, Compliance, Revision, Datenschutz oder interne Prüfungen gebraucht werden.
Dazu können abgeschlossene Vorgänge, Freigaben, Dokumentationen, Anhänge, Historien, Kommentare, Zeitstempel und ältere Tickets oder Changes gehören. Wichtig ist, dass diese Informationen später nicht nur vorhanden, sondern auch auffindbar, lesbar und im richtigen Zusammenhang nachvollziehbar sind.
Daten sollten weiter genutzt werden, wenn sie nach dem Wartungsende noch für laufende oder neue Prozesse relevant sind.
Das betrifft zum Beispiel ITSM Daten, Tickets, ChaRM Informationen, Change und Release Prozesse oder Dokumentationen, die in Jira, ServiceNow oder einem anderen ALM Tool weitergeführt, bearbeitet oder ausgewertet werden sollen.
Bewusst zurückgelassen werden können Daten, die nach dem Wartungsende keinen relevanten fachlichen, rechtlichen oder operativen Nutzen mehr haben.
Dazu können veraltete Informationen, doppelte Inhalte oder Daten gehören, die in anderen Systemen bereits vollständig vorhanden sind. Wichtig ist, diese Entscheidung bewusst zu treffen, damit keine relevanten Anhänge, Historien oder Nachweise verloren gehen.
Gezielte Datenübernahme ist besonders sinnvoll, wenn der SAP Solution Manager über Jahre gewachsen ist und viele ITSM, ChaRM oder SolDoc Daten enthält.
Sie ist außerdem relevant, wenn Tickets, Changes, Anhänge oder Historien später nachvollziehbar bleiben müssen, Nachweise für Prüfungen wichtig sind oder ausgewählte Daten in einem neuen ALM Tool weiter genutzt werden sollen.
Beteiligt sein sollten nicht nur technische Rollen. Sinnvoll ist eine gemeinsame Betrachtung durch SAP ALM Team, SAP Basis oder IT, Compliance, Revision, Datenschutz und betroffene Fachbereiche.
Das SAP ALM Team kennt die Inhalte und Vorgänge. SAP Basis und IT bewerten technische Abhängigkeiten und Zielsysteme. Compliance und Fachbereiche klären, welche Informationen später nachweisbar oder fachlich nutzbar bleiben müssen.
Vor der Umsetzung sollte klar sein, welche Datenbereiche betroffen sind, welche Informationen später noch gebraucht werden und welche Zielsysteme relevant sind.
Außerdem sollte festgelegt werden, wer die fachliche, technische und prüfungsrelevante Bewertung mitträgt. So entsteht ein klarerer Umfang, bevor Daten archiviert, migriert oder bewusst nicht übernommen werden.