SAP Solution Manager Daten archivieren: sicherer Übergang zu SAP Cloud ALM
Je näher 2027 rückt, desto wichtiger wird die Archivierung, für die langfristige Datensicherung und als Vorbereitung auf den Übergang zu SAP Cloud ALM.
Wann ist ALM Archiving die richtige Lösung?
Wenn der SAP Solution Manager abgelöst wird, müssen nicht alle Daten in ein neues ALM System übernommen werden. Viele Informationen werden später nicht mehr aktiv bearbeitet, müssen aber weiterhin nachvollziehbar, prüfbar und auffindbar bleiben.
Genau dafür ist oxando ALM Archiving gedacht. Relevante Tickets, Changes, Dokumentationen, Historien und Anhänge werden aus dem SAP Solution Manager extrahiert und als lesbare Archivdateien gesichert. So bleiben wichtige Nachweise verfügbar, ohne dass der gesamte Altdatenbestand migriert oder das Altsystem dauerhaft weiterbetrieben werden muss.
Besonders relevant ist das für Unternehmen, die den SAP Solution Manager über Jahre für Change Control Management, Incident Management, Service Requests, Testmanagement oder Anforderungen genutzt haben.
Sichern Sie Nachweise, ohne unnötige Altdaten zu migrieren
ALM Archiving ist sinnvoll, wenn Daten künftig nicht mehr operativ im Prozess genutzt werden, aber für Audits, Compliance, Revision, interne Nachweise oder spätere Rückfragen erhalten bleiben müssen.
Statt alle historischen Daten pauschal in ein neues Zielsystem zu übertragen, werden nur relevante archivierungswürdige Inhalte lesbar, vollständig und nachvollziehbar gesichert. So bleiben Tickets, Changes, Dokumentationen und Anhänge verfügbar, ohne dass unnötige Altdaten migriert werden müssen.
Gleichzeitig bleibt wertvolles Wissen aus vergangenen Vorgängen erhalten, zum Beispiel für spätere Recherchen, Wissensdatenbanken oder KI-Szenarien.
Was ALM Archiving für Sie absichert
Nachweise sichern
Auditrelevante Informationen aus Tickets, Changes, Historien und Dokumentationen bleiben auch nach der Ablösung des SAP Solution Managers nachvollziehbar verfügbar.
Anhänge erhalten
Dokumente, Screenshots, Kommentare und verwandte Vorgänge werden mitgesichert, damit wichtige Zusammenhänge nicht verloren gehen.
Systemkosten reduzieren
Der SAP Solution Manager muss nicht dauerhaft nur deshalb weiterbetrieben werden, weil historische Nachweise später noch benötigt werden.
Was oxando ALM Archiving konkret leistet
Archivumfang definieren
Sie legen fest, welche Belege, Tickets, Vorgänge, Zeiträume und Dokumentarten archiviert werden sollen.
Daten als PDF sichern
Relevante Inhalte werden als lesbare Dateien extrahiert, inklusive Detailinformationen, Historien und zugehöriger Nachweise.
Anhänge einbeziehen
Anhänge, verwandte Dokumente und ergänzende Informationen bleiben im richtigen Kontext erhalten.
Ticketdaten exportieren
Strukturierte Ticketinformationen können zusätzlich tabellarisch exportiert und für Auswertung oder Prüfung bereitgestellt werden.
Archivierung einfach durchführen
Die Lösung wird im SAP Solution Manager eingerichtet und passend zum gewünschten Archivierungsumfang konfiguriert.
Welche Daten lassen sich besonders sinnvoll archivieren?
ITSM Tickets
Servicefälle, Beschreibungen, Verantwortlichkeiten, Statusverläufe und Lösungsinformationen bleiben für spätere Rückfragen nachvollziehbar erhalten.
ChaRM Vorgänge
Changes, Freigaben, Prüfschritte und begleitende Dokumente werden so gesichert, dass technische Entscheidungen später nachvollziehbar bleiben.
Anhänge und Dokumentation
Screenshots, Dokumente, Kommentare und technische Unterlagen bleiben im Zusammenhang mit den ursprünglichen Vorgängen verfügbar.
Tests und Anforderungen
Testfälle, Testergebnisse und Anforderungen bleiben nachvollziehbar erhalten, wenn sie später für Projekte, Audits oder Systemwechsel benötigt werden.
Sichern Sie die richtigen Daten als Nachweis
Für eine sinnvolle Archivierung zählt nicht die Menge der gesicherten Daten, sondern die richtige Auswahl. Entscheidend ist, welche Solution Manager Informationen später noch nachvollziehbar, prüfbar oder im Kontext auffindbar bleiben müssen und welche Daten künftig aktiv in einem neuen ALM System weitergenutzt werden sollen.
Häufig gestellte Fragen zu ALM Archiving
Relevant bleiben vor allem Daten, die später für Betrieb, Nachweise, Audit, Migration oder interne Rückfragen gebraucht werden. Dazu können Tickets, Changes, Dokumentationen, Anhänge, Kommentare, Zeitstempel, Historien und auditrelevante Informationen gehören.
Nicht jede Information ist automatisch kritisch. Entscheidend ist, ob die Daten nach dem Wartungsende noch auffindbar, lesbar oder nachvollziehbar sein müssen.
Der Weiterbetrieb kann kurzfristig Zugriff auf bestehende Daten sichern. Er löst aber nicht automatisch die Frage, welche Daten langfristig wirklich gebraucht werden und wie diese später geprüft, genutzt oder aus dem Altsystem herausgelöst werden sollen.
Wenn der SAP Solution Manager nur noch als Datenablage betrieben wird, bleiben Systemabhängigkeit, Kosten und unklare Verantwortlichkeiten bestehen.
Ein kritischer Datenbestand liegt oft dann vor, wenn ITSM, ChaRM oder SolDoc über mehrere Jahre genutzt wurden, viele Anhänge vorhanden sind oder historische Vorgänge später nachvollziehbar bleiben müssen.
Auch geplante SAP Modernisierungen, neue ALM Systeme, Audit Anforderungen oder Abhängigkeit von wenigen internen Experten sind Hinweise darauf, dass der Datenbestand frühzeitig bewertet werden sollte.
Nein. Genau das ist ein häufiger Denkfehler. Nicht alle SolMan Daten haben nach dem Wartungsende denselben Wert.
Manche Informationen müssen als Nachweis erhalten bleiben. Andere werden in neuen ALM Prozessen weiter gebraucht. Wieder andere haben künftig keinen relevanten Nutzen mehr und müssen nicht unnötig übernommen werden.
Nein. In dieser Phase geht es zuerst darum zu verstehen, welche Daten nach dem Wartungsende weiterhin relevant sind.
Ob Daten archiviert, migriert oder bewusst nicht übernommen werden sollten, lässt sich erst sinnvoll bewerten, wenn klar ist, welche Informationen erhalten, nachgewiesen oder weiter genutzt werden müssen.
Dann steigt das Risiko, dass relevante Informationen später schwer auffindbar sind, Anhänge fehlen, Historien nicht mehr nachvollzogen werden können oder der Solution Manager länger als nötig weiterbetrieben wird.
Je später die Daten eingeordnet werden, desto größer wird meist der Aufwand, den relevanten Bestand sauber von unnötigen Altdaten zu trennen.
Sinnvoll ist eine gemeinsame Einschätzung aus SAP ALM, SAP Basis oder IT, Compliance, Revision, Datenschutz und betroffenen Fachbereichen.
Technische Teams kennen die Datenstruktur. Compliance und Revision bewerten Nachweispflichten. Fachbereiche wissen, welche Informationen später für Rückfragen oder Prozesse noch gebraucht werden.
Der nächste Schritt ist, die grundsätzlichen Optionen zu vergleichen. Dabei geht es darum, ob Daten weiter im Altsystem bleiben, exportiert, gezielt gesichert, migriert oder bewusst nicht übernommen werden sollten.
Erst danach lässt sich sauber entscheiden, welcher Lösungsweg für Ihren Datenbestand passt.
Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten: Daten können im Altsystem erreichbar bleiben, einzeln exportiert, gezielt gesichert oder bewusst nicht übernommen werden.
Welche Option passt, hängt davon ab, welche Daten später noch gebraucht werden. Wichtig sind vor allem Nachweisbarkeit, Weiterverwendung, Datenumfang, Aufwand und die Abhängigkeit vom SAP Solution Manager.
Ein einfacher Export kann ausreichen, wenn nur wenige, klar bekannte Informationen gesichert werden sollen. Das gilt vor allem dann, wenn keine komplexen Anhänge, Historien, Kommentare oder verwandten Vorgänge berücksichtigt werden müssen.
Bei größeren oder gewachsenen Datenbeständen reicht ein Export oft nicht aus, weil wichtige Zusammenhänge verloren gehen können.
Eine gezielte Sicherung ist sinnvoll, wenn Tickets, Changes, Dokumentationen, Anhänge oder Historien nach dem Wartungsende weiterhin relevant bleiben.
Das betrifft Daten, die später nachgewiesen, geprüft oder in neuen Systemen weiter genutzt werden sollen. In diesem Fall sollte nicht pauschal exportiert werden, sondern geprüft werden, welche Daten welchen Weg brauchen.
Ja. Nicht alle Solution Manager Daten müssen übernommen werden. Wenn bestimmte Informationen keinen fachlichen, rechtlichen oder operativen Nutzen mehr haben, können sie bewusst zurückgelassen werden.
Wichtig ist aber, diese Entscheidung nicht zufällig zu treffen. Es sollte vorher geprüft werden, ob keine relevanten Nachweise, Anhänge, Historien oder fachlichen Informationen betroffen sind.
Der Weiterbetrieb kann kurzfristig helfen, Daten erreichbar zu halten. Er löst aber nicht automatisch die Frage, welche Daten langfristig wirklich gebraucht werden und wie diese später genutzt oder nachgewiesen werden sollen.
Wenn der Solution Manager nur weiterläuft, damit alte Daten zugänglich bleiben, entsteht weiterhin eine Abhängigkeit vom Altsystem.
Nein. In dieser Phase geht es zuerst darum, die grundsätzlichen Optionen zu verstehen.
Oft zeigt sich erst nach der Bewertung des Datenbestands, ob Daten archiviert, migriert, kombiniert behandelt oder bewusst nicht übernommen werden sollten. Genau deshalb ist der nächste Schritt die gezielte Einordnung der Daten.
Entscheidend ist, was die Daten nach dem Wartungsende noch leisten müssen. Müssen sie für Audit, Revision oder Datenschutz lesbar bleiben? Werden sie in neuen ALM Prozessen weiter genutzt? Gibt es Anhänge, Historien oder verwandte Dokumente? Und soll die Abhängigkeit vom SAP Solution Manager reduziert werden?
Diese Kriterien helfen, einfache Exporte von einer gezielten Datenübernahme zu unterscheiden.
Nach dem Vergleich sollte der Datenbestand genauer eingeordnet werden. Dabei wird geklärt, welche Informationen erhalten bleiben müssen, welche in neuen ALM Prozessen weiter genutzt werden sollen und welche Daten nicht mehr übernommen werden müssen.
Damit wird aus mehreren Optionen ein konkreter Lösungsweg.
Gezielte Datenübernahme bedeutet, dass nicht pauschal alle SolMan Daten migriert, archiviert oder im Altsystem belassen werden.
Stattdessen wird geprüft, welche Daten nach dem Wartungsende noch gebraucht werden. Manche Informationen müssen lesbar und nachvollziehbar erhalten bleiben. Andere sollen in neuen ALM Prozessen weiter genutzt werden. Wieder andere haben künftig keinen relevanten Nutzen mehr und müssen nicht übernommen werden.
Eine vollständige Übernahme kann unnötigen Aufwand, größere Datenmengen und mehr Komplexität erzeugen. Nicht jede historische Information wird nach dem Wartungsende weiterhin gebraucht.
Sinnvoller ist es, den Datenbestand gezielt zu betrachten: Welche Daten haben noch fachlichen, rechtlichen oder operativen Nutzen? Nur daraus lässt sich ableiten, welche Informationen erhalten, weiter genutzt oder bewusst zurückgelassen werden sollten.
Erhalten bleiben sollten vor allem Daten, die später für Nachweise, Audit, Compliance, Revision, Datenschutz oder interne Prüfungen gebraucht werden.
Dazu können abgeschlossene Vorgänge, Freigaben, Dokumentationen, Anhänge, Historien, Kommentare, Zeitstempel und ältere Tickets oder Changes gehören. Wichtig ist, dass diese Informationen später nicht nur vorhanden, sondern auch auffindbar, lesbar und im richtigen Zusammenhang nachvollziehbar sind.
Daten sollten weiter genutzt werden, wenn sie nach dem Wartungsende noch für laufende oder neue Prozesse relevant sind.
Das betrifft zum Beispiel ITSM Daten, Tickets, ChaRM Informationen, Change und Release Prozesse oder Dokumentationen, die in Jira, ServiceNow oder einem anderen ALM Tool weitergeführt, bearbeitet oder ausgewertet werden sollen.
Bewusst zurückgelassen werden können Daten, die nach dem Wartungsende keinen relevanten fachlichen, rechtlichen oder operativen Nutzen mehr haben.
Dazu können veraltete Informationen, doppelte Inhalte oder Daten gehören, die in anderen Systemen bereits vollständig vorhanden sind. Wichtig ist, diese Entscheidung bewusst zu treffen, damit keine relevanten Anhänge, Historien oder Nachweise verloren gehen.
Gezielte Datenübernahme ist besonders sinnvoll, wenn der SAP Solution Manager über Jahre gewachsen ist und viele ITSM, ChaRM oder SolDoc Daten enthält.
Sie ist außerdem relevant, wenn Tickets, Changes, Anhänge oder Historien später nachvollziehbar bleiben müssen, Nachweise für Prüfungen wichtig sind oder ausgewählte Daten in einem neuen ALM Tool weiter genutzt werden sollen.
Beteiligt sein sollten nicht nur technische Rollen. Sinnvoll ist eine gemeinsame Betrachtung durch SAP ALM Team, SAP Basis oder IT, Compliance, Revision, Datenschutz und betroffene Fachbereiche.
Das SAP ALM Team kennt die Inhalte und Vorgänge. SAP Basis und IT bewerten technische Abhängigkeiten und Zielsysteme. Compliance und Fachbereiche klären, welche Informationen später nachweisbar oder fachlich nutzbar bleiben müssen.
Vor der Umsetzung sollte klar sein, welche Datenbereiche betroffen sind, welche Informationen später noch gebraucht werden und welche Zielsysteme relevant sind.
Außerdem sollte festgelegt werden, wer die fachliche, technische und prüfungsrelevante Bewertung mitträgt. So entsteht ein klarerer Umfang, bevor Daten archiviert, migriert oder bewusst nicht übernommen werden.
ALM Archiving ist sinnvoll, wenn SAP Solution Manager Daten nach dem Wartungsende lesbar, vollständig und nachvollziehbar erhalten bleiben sollen. Dabei geht es vor allem um Nachweise, Anhänge, Historien, Dokumentationen und prüfbare Informationen.
ALM Migration ist sinnvoll, wenn ausgewählte Daten in einem neuen ALM Tool weiter genutzt werden sollen. Dann geht es nicht nur um Sicherung, sondern um die Übernahme in ein Zielsystem wie Jira, ServiceNow oder ein anderes ALM System.
ALM Archiving passt, wenn Daten nicht mehr aktiv weiterbearbeitet werden müssen, aber weiterhin auffindbar, lesbar und nachweisbar bleiben sollen.
Das betrifft zum Beispiel abgeschlossene Tickets, Changes, Anhänge, Dokumentationen, Historien oder Informationen, die später für Audit, Compliance, Revision oder interne Prüfungen benötigt werden.
ALM Migration ist sinnvoll, wenn SolMan Daten in neuen ALM Prozessen weiter genutzt werden sollen.
Das betrifft zum Beispiel relevante Tickets, Changes, Beschreibungen, Verantwortliche, Attribute oder Historien, die in Jira, ServiceNow oder einem anderen Zielsystem weitergeführt, bearbeitet oder ausgewertet werden sollen.
Ja. In vielen Fällen ist eine Kombination sinnvoll. Ein Teil der Daten wird als Nachweis archiviert, während andere Daten in einem neuen ALM System weiter genutzt werden.
So müssen nicht alle Daten denselben Weg nehmen. Historische Informationen können erhalten bleiben, während ausgewählte operative Daten in neuen Prozessen weitergeführt werden.
Ja, Anhänge und Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil der Archivierung. Gerade bei Tickets, Changes oder Vorgängen enthalten sie oft den eigentlichen Kontext zu Entscheidungen, Nachweisen oder technischen Details.
Deshalb sollten Anhänge nicht getrennt vom jeweiligen Vorgang betrachtet werden. Entscheidend ist, dass Daten und zugehörige Informationen später im richtigen Zusammenhang verfügbar bleiben.
Typische Zielsysteme sind Jira, ServiceNow oder andere ALM Tools. Entscheidend ist, welches System künftig für die Weiterarbeit mit den relevanten Daten genutzt werden soll.
Bei einer Migration muss deshalb geprüft werden, welche Informationen aus dem SAP Solution Manager übernommen werden sollen und wie sie zur Struktur des Zielsystems passen.
Nein. Die Lösung sollte nicht pauschal auf den gesamten Datenbestand angewendet werden. Entscheidend ist, welche Daten nach dem Wartungsende noch gebraucht werden.
Einige Daten müssen als Nachweis erhalten bleiben. Andere sollen in neuen ALM Systemen weiter genutzt werden. Und manche Daten haben künftig keinen relevanten Nutzen mehr.
Ja, das ist einer der zentralen Gründe für eine strukturierte Archivierung. Wenn relevante Daten als lesbare Archivdateien verfügbar sind, muss der SAP Solution Manager nicht dauerhaft nur deshalb weiterbetrieben werden, weil alte Nachweise, Anhänge oder Historien noch benötigt werden.
Wichtig ist dabei, den Archivierungsumfang sauber zu definieren, damit die relevanten Informationen vollständig und nachvollziehbar gesichert werden.
Vor der Entscheidung sollte klar sein, welche Daten betroffen sind, wofür sie später gebraucht werden und ob sie nur erhalten oder aktiv weiter genutzt werden sollen.
Wichtig sind vor allem Datenumfang, Anhänge, Historien, Nachweisanforderungen, mögliche Zielsysteme und die Frage, welche internen Rollen die Daten später benötigen.
Der nächste Schritt ist, das konkrete Datenprojekt sicher vorzubereiten. Dabei werden Projektumfang, Aufwand, technische Voraussetzungen und der passende Projektweg mit Oxando geklärt.
So lässt sich besser entscheiden, ob ein Archivierungsprojekt, ein Migrationsprojekt oder eine Kombination aus beiden Wegen sinnvoll ist.
Im ersten Projektgespräch geht es darum, Ihre Ausgangslage zu verstehen. Dabei wird geklärt, wie Ihr SAP Solution Manager heute genutzt wird, welche Datenbereiche betroffen sind und ob es eher um Archivierung, Migration oder eine Kombination geht.
Sie müssen dafür noch kein fertiges Projektkonzept mitbringen. Wichtig ist vor allem, dass die relevanten Fragen zu Datenumfang, Zielsystemen, Nachweisen und technischen Voraussetzungen strukturiert besprochen werden können.
Nein. Genau diese Frage kann im Gespräch gemeinsam eingeordnet werden.
Wenn Daten später nur lesbar, nachvollziehbar und prüfbar verfügbar bleiben müssen, spricht vieles für eine Archivierung. Wenn Daten in einem neuen ALM Tool weiter genutzt werden sollen, kann eine Migration sinnvoll sein. Häufig ist auch eine Kombination aus beiden Wegen der passende Ansatz.
Hilfreich ist eine erste Einschätzung, welche Bereiche im SAP Solution Manager für Sie relevant sind. Dazu gehören zum Beispiel ITSM Daten, ChaRM Vorgänge, SolDoc Inhalte, Tickets, Changes, Dokumentationen, Anhänge, Historien oder Nachweise.
Außerdem ist hilfreich zu wissen, ob es bereits geplante Zielsysteme wie Jira, ServiceNow oder andere ALM Tools gibt und ob besondere Anforderungen aus Audit, Compliance, Revision oder Datenschutz bestehen.
Sinnvoll sind Personen, die den SAP Solution Manager fachlich, technisch oder prüfungsseitig bewerten können.
Typischerweise gehören dazu SAP ALM Verantwortliche, SAP Basis oder IT, gegebenenfalls Compliance, Revision, Datenschutz und betroffene Fachbereiche. So kann früh geklärt werden, welche Daten technisch verfügbar sind, fachlich gebraucht werden und später nachweisbar bleiben müssen.
Der Projektumfang ergibt sich aus Datenumfang, Datenart, Zielweg, Zielsystem und Prüfanforderungen.
Entscheidend ist nicht nur, wie viele Daten vorhanden sind. Wichtig ist auch, ob Anhänge, Historien, Kommentare, verwandte Dokumente oder Nachweise berücksichtigt werden müssen und ob Daten archiviert, migriert oder auf beide Wege aufgeteilt werden sollen.
Ja. Archivierung und Migration schließen sich nicht aus.
In vielen Projekten wird ein Teil der Daten als Nachweis archiviert, während andere Daten in neuen ALM Prozessen weiter genutzt werden. So bleiben historische Informationen verfügbar, ohne unnötig viele Altdaten in ein neues Zielsystem zu übernehmen.
Für eine Migration können Zielsysteme wie Jira, ServiceNow oder andere ALM Tools relevant sein.
Wichtig ist, dass die Struktur des Zielsystems berücksichtigt wird. Deshalb muss geprüft werden, welche Daten übernommen werden sollen, wie sie gemappt werden können und welche Informationen im Zielsystem weiter genutzt oder bearbeitet werden müssen.
Anhänge, Historien und verwandte Dokumente sollten früh in die Projektbewertung einbezogen werden. Gerade sie enthalten häufig den Kontext, der für Nachweise, Entscheidungen oder spätere Rückfragen wichtig ist.
Bei der Archivierung geht es darum, diese Informationen lesbar und nachvollziehbar verfügbar zu halten. Bei der Migration geht es darum, relevante Inhalte passend zur Struktur des Zielsystems zu übernehmen.
Das hängt von Ihrer Ausgangslage ab. Kurzfristig kann der Weiterbetrieb nötig sein, solange relevante Daten noch nicht gesichert oder übernommen wurden.
Ziel eines strukturierten Datenprojekts ist jedoch, die Abhängigkeit vom Altsystem zu reduzieren. Dafür muss klar sein, welche Daten weiterhin gebraucht werden und welcher Weg für diese Daten sinnvoll ist.
Ein Projektgespräch ist sinnvoll, sobald klar ist, dass relevante Daten im SAP Solution Manager nach dem Wartungsende weiterhin gebraucht werden.
Je früher Datenumfang, Zielweg und technische Voraussetzungen eingeordnet werden, desto besser lässt sich vermeiden, dass die Entscheidung kurz vor dem Wartungsende unter Zeitdruck getroffen werden muss.
Relevant sind vor allem Daten, die für Betrieb, Audit, Migration, Rückfragen oder spätere Nachweise benötigt werden. Dazu gehören häufig ITSM Tickets, ChaRM Vorgänge, SolDoc Inhalte, Anhänge, Historien, Kommentare, Verantwortlichkeiten und Dokumentationen.
ALM Archiving ist sinnvoll, wenn Daten nicht mehr aktiv im neuen ALM System genutzt werden müssen, aber weiterhin lesbar, vollständig und prüfbar verfügbar bleiben sollen. Das betrifft vor allem historische Nachweise, Audit Informationen, Anhänge und abgeschlossene Vorgänge.
ALM Migration ist sinnvoll, wenn relevante Solution Manager Daten in einem neuen Zielsystem weiter genutzt werden sollen. Das betrifft zum Beispiel aktive oder weiterhin wichtige ITSM, ChaRM oder SolDoc Informationen, die in SAP Cloud ALM, Jira, ServiceNow oder anderen ALM Tools verfügbar bleiben sollen.